三、简答题：本大题共5小题，每小题5分，共25分。

36.简述发文字号的含义及作用简述发文字号的含义及作用。

答：

（1）含义：发文字号是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份加六角括号和序号组成。

（2）发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

37.简述请示一文一事的原因。

答：

（1）请示是下级单位要求上级领导部门答复、批准有关事项的，一件请示只写一个事项，这样领导部门就能予以很快地答复。

（2）如果一件请示写多个事项，领导部门不能很快批复，就会耽误事情的处理。

（3）请示在上级领导部门批复前，因不知道上级领导怎么答复、会不会批准，所以抄送给下级机关没有意义，只能造成下级机关思想的混乱。

38.简述归章类文书及主要文种。

答：

（1）规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

（2）规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。

39.简述对归档文件分类的原因。

答：

（1）归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

（2）分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。

40.简述归档文件分类的方法。

答：

归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行。

（1）按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。

（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度的归档文件按永久（50年以上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类。

（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。（采用机构分类法时不能同时采用问题分类法）

四、论述题：本大题共2小题，每小题10分，共20分。

41.论述“函”的定义、特点和写作注意事项。

答：

（1）定义：函是机关之间办理日常公务的交往性公文（就是书信），机关与机关之间，机关与个人之间，个人与个人之间，有事情交流或商治，都可以用书信。

（2）特点：

①形式灵活，适应性强。

函主要在机关之间起桥梁作用，机关之间各种各样的交往很多，有时为了一件事情，需要反复磋商，函的形式十分灵活，正可以适应这种情况。②务实性强。

函多用于解决具体事务，内容实在，务实性强。有什么需要，有什么问题，有什么意见，有什么请求，有什么情况.

（3）写作注意事项：

函在格式与写法上，与一般书信基本相同，但作为处理公务的公文，又不能像私人信件那样随便，总的说来，要注意这样两点：

①一事一函，直陈其事。为了工作方便，一封函以谈一件事为宜。函的内容，不要转弯抹角，说客套话，要直接陈述事项。函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。

②语言要平实，亲切、自然。一般书信的语言，因收发信人关系的不同、亲密程度的不同而有种种的变化，作为公文的函的语言则比较平实，一是一，二是二，有什么要求和愿望就说什么要求和愿望，一切从工作需要出发，不掺杂私人感情。凡未确定的事情，一定要用商量的口吻，凡要对方做的事情，一定要用“请”字句。

42.论述公文传阅的注意事项。

答：公文传阅是指秘书部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传，误传和延误。

（1）传阅的顺序，一般应先送给机关主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送给其他有关需要阅知的对象。

（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递，阅文者不能脱离文书人员自行横传。

（3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。

（4）每份传阅文件，都应在文件首页附上《文件传阅单》。

五、综合应用题：本大题共1小题，15分。

43.材料暂缺

民航局这种“情况通报”属于哪种通报类型。体现了通报的哪些特点。

答：

（1）通报是指在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。所以民航局这种“情况通报”属于传达事项的通报。

体现了通报的如下特点：

周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。

指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事,更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。

（2）简述民航局此次通报正文写作的方法。

答：传达事项的通报，一般由两部分组成

①一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等。

②另一部分是对下属或群众的要求、希望。

③第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。

（3）如果你是民航局秘书，请拟写标题。

答：标题多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”的形式。